20 ideas de productividad diaria


Escrito por Berto Pena, el 10 Marzo 2010 en Productividad

“Me puede el día a día. Tengo los objetivos bastante claros y mis prioridades definidas pero me pierdo en el ritmo diario. Quiero ser productivo pero es muy difícil”.

No sé si te sientes identificado con este mensaje. Muchas personas me transmiten con manifiesto desánimo estas o parecidas frases. Claro que es difícil conjugar Productividad-ritmo diario. Si fuera fácil todo el mundo lo conseguiría (y yo no tendría trabajo). Pero en esa superación está el desafío… y la incalculable recompensa de conseguirlo.

Si tú estás en esa o parecida situación, dejarte llevar y no hacer nada es lo PEOR que puedes hacer.

Porque 1) esas situaciones siempre van a peor 2) o lo arreglas tú o nadie lo va a solucionar por ti y 3) estrés y ansiedad sólo contribuyen a degradar tu trabajo y tu vida (personal y familiar).

Mis reglas para romper el caos

Si algo no va bien, hay que cambiarlo. Y si muchas cosas no van bien, hay que cambiarlas. Una por una.

Yo hace unos años estuve al borde de romper. Física y psicológicamente. Y me salvó pensar y grabarme a fuego estas tres frases:

  • Por sí solos los problemas nunca se arreglan. Contemplarlos y lamentarme sin corregirlos no hace sino aumentarlos.
  • Haciendo lo mismo que ayer tendré siempre el mismo resultado. O tomo otro camino —otros hábitos— o siempre llegaré al mismo lugar.
  • Mejorar exige decisiones y sacrificios. ¿Estoy dispuesto a mejorar?

Tener bien definidos tus objetivos y tus prioridades NO vale para nada si no actúas. Simplemente con decirlo no lo consigues. Esa es la “mala” noticia.

Por algún lugar hay que empezar a mejorar…

Desde luego es un tema complejo que no pretendo reducir a unas pocas lineas de un artículo. Pero sí dar alguna pista que, tal vez, pueda ayudarte a mejorar algún rincón de tu vida/trabajo, si es que funciona mal o no funciona del todo.

Algunas de estas 20 ideas me han salvado el culo (léase no literalmente) y han conseguido DE VERDAD que mi eficacia y rendimiento diario que estaban bajo mínimos, ahora tengan un nivel relativamente bueno. (En muchas de ellas he adjuntado un enlace al artículo que en su día escribí sobre ello.)

  1. Planifica tus tareas. Esto es, fotografía y conoce con anterioridad (el día antes) qué es lo que te espera mañana. Estudia el terreno y la ruta antes de ponerte a caminar.
  2. Distingue nítidamente entre las Tareas CLAVE, las Tareas MENORES y las Tareas BASURA. Administrarte bien y decidir cuánto de tu “yo diario” destinas a unas y otras es fundamental.
  3. Desprecia o ignora por completo las Tareas Basura. Parecen Urgentes e Importantes y ni son ni una cosa ni la otra. Destruyen tu Productividad y tu Motivación.
  4. No aceptes las interrupciones como tu plan de vida. Son zancadillas continuas a tu concentración y a tu ritmo de trabajo. Aprender a evitarlas o manejarlas, si es que se presentan, resulta esencial. Un corredor tiene que correr, no pararse cada quince metros.
  5. La Información en Internet puede ser un tesoro o un pozo sin fondo. Consumir información tiene mucho que ver con saber administrarla. La sobreinformación en la que viven muchos es un problema real en nuestra Productividad diaria // Artículo.
  6. Prepara bien las reuniones y si las convocas tú asegúrate que los demás hacen lo mismo // Artículo.
  7. La Motivación (con mayúsculas) es tu gasolina diaria. ¿Por qué haces las cosas? ¿Qué es lo que te mueve? La desmotivación alimenta el caos diario // Artículo.
  8. Atención al tiempo-energía que te roba el Teléfono. Sé directo, conciso y vete al grano. Aprender a no contestar y utilizar el buzón de voz contribuye a tu eficacia.
  9. Vete más despacio. La “no-aceleración” te da consciencia, control y capacidad de reacción; e imprime calidad y excelencia a lo que haces. Párate. En dos o tres momentos del día, párate y no hagas nada durante un minuto. Descansa, respira y retoma el control.
  10. Empieza a decir “no”. No a otros, no a otras actividades, no a otros compromisos. Intenta contentar a todos y llegar a todo… y te quedarás por el camino. Hacer más cosas te transmite “euforia productiva” pero la calidad de tu trabajo va a menos. El puzle tiene un número limitado de piezas.
  11. Aprovecha los “rincones del día”. Son pequeños lapsos de tiempo que el día nos regala y que muchos llaman “ratos muertos”. Todos los ratos están muy vivos, sólo hay que saber qué hacer con ellos //Artículo.
  12. Consigue 1-2 horas de trabajo ININTERRUMPIDO. De las 8 (o más) horas que trabajas cada día… ¿cuántas horas de trabajo REAL consigues? // Artículo y Artículo.
  13. Cuida y mima las Tareas Clave. Son las que de verdad tienen impacto, producen resultados y tienen que ver con tu trabajo. Hazlas cuando más fresco estés.
  14. Haz descansos entre tareas. Tu energía y rendimiento describen una parábola descendente a lo largo del día. Con cada minuto, das menos. Recupérate con frecuentes pausas cada 45 minutos o 1 hora.
  15. Atención al tiempo-energía que te roban las Redes Sociales. No olvides por qué entras en ellas y qué te aportan de verdad // Artículo.
  16. Concéntrate en Terminar. Planificar, sí. Hacer, sí. Pero por encima de todo Terminar, Completar y Rematar las tareas. Invierte más energías en Terminar que en abrir nuevos frentes // Artículo.
  17. Distingue nítidamente entre el TENGO, PUEDO y DEBO. Lo que hemos asumido, damos por hecho, entendemos como necesario o lo que nos autoexigimos no siempre es lo que correcto.
  18. Domina las aplicaciones que más utilizas. Si tu trabajo (y su calidad) depende de dos o tres aplicaciones, tienes que conocerlas a fondo hasta poder explicarlas a otros // Artículo.
  19. Reduce las Tareas Periódicas o Diarias. En la práctica actúan como una hipoteca vital porque quieras o no, las tienes que hacer. Reducir su número, su frecuencia o su tiempo es ganar espacio para otras tareas de más impacto // Artículo.
  20. Atención al tiempo-energía que te roba el Email. Que tu aplicación de correo no se convierta en el centro de tu día; que los mensajes que te llegan no marquen tu ritmo de trabajo; y que su ficticia urgencia no dicte tus prioridades // Artículo.

Tener claros los conceptos de Productividad Personal, tener bien definidos tus objetivos y tus prioridades NO vale para nada si no actúas. Si no decides, cambias, sacrificas, ajustas, rectificas, eliges o mejoras las cosas. Simplemente con decirlo no lo consigues. Esa es la “mala” noticia.

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Suerte y ánimo a todos para seguirlos.

2 pensamientos en “20 ideas de productividad diaria

  1. De verdad es bastante difícil no sólo ser productivo, sino también ser responsable… pero me declaré irresponsable, si así es… pues comencé con un nuevo programa de 12 simples pasos para crear responsabilidad total y ser más productiva, aquí les comparto el link y espero que les sea de mucha utilidad http://bit.ly/bs5ZYY

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